Scrittura efficace: semplici linee guida su come scrivere per lavoro

scrittura efficace per lavoro - frog

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Scrivere bene è un’arte che si può imparare, prova anche tu!

Ogni giorno della nostra vita, dal momento in cui ci alziamo fino a quando ci addormentiamo, le parole accompagnano le nostre azioni, i nostri pensieri, le nostre comunicazioni.
Le conosciamo, le usiamo e a volte ne abusiamo.

Spesso le parole scorrono veloci e arrivano nelle nostre bocche o compaiono sui nostri fogli senza quasi accorgercene. Altre volte invece tardano ad arrivare o, nonostante la buona volontà, sono imperfette e poco si adattano a ciò che realmente avremmo voluto dire.

Quando si parla di scrittura efficace, non sempre si parla di ovvietà. Ci sono cose estremamente semplici che necessitano di esercizio e costanza per essere fatte nel migliore dei modi, e la scrittura è senz’altro una di queste. Eppure, per riuscire ad avere una scrittura efficace, corsi, regole ed esercizio pratico non sono sufficienti.

La “buona scrittura”, o più in generale la buona comunicazione, per me è figlia di una corretta disposizione mentale.

Ciò che diciamo non è solo forma, ma anche e soprattutto contenuto. La chiarezza espositiva, la fluidità dello stile, la scelta delle parole, la forma del discorso, la coerenza interna, la coesione e tutti gli altri elementi eventualmente coinvolti nella stesura di un testo (o nella produzione di una qualsivoglia comunicazione) sono sempre profondamente legati alla disposizione “mentale” di chi scrive o elabora il contenuto.

Quindi, prima di farsi prendere dalla foga di scrivere, è sempre bene fermarsi un momento e buttare giù la famosa “scaletta”. La scaletta non è un lavoro inutile, ma lo strumento indispensabile della scrittura efficace 😉

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Consigli pratici per una scrittura efficace

Dopo aver fermamente deciso che non siamo (e non vogliamo essere!) Marcel Proust o Virginia Woolf, ossia che il periodare lungo, le descrizioni precise e interminabili, il flusso di coscienza (leggi: “pensieri in libertà”, così come ti passano per la testa) non ci interessano e non sono opzioni da prendere seriamente in considerazione, soprattutto quando si tratta di scrivere per lavoro, sgombriamo la mente e iniziamo a focalizzare la nostra attenzione su:

#1 Target e scopo del messaggio

#2 Contenuto,  

#3 Presentazione

Questi tre punti sono sempre parte integrante della mia scaletta. Rappresentano le sezioni logiche (i cassetti o i file) in cui troverò le informazioni necessarie o le linee guida per la scrittura efficace del mio testo.

Per questo motivo la scaletta va sempre compilata a monte del lavoro di scrittura, ossia prima di iniziare.

Cerchiamo di fare chiarezza dentro di noi, perché la scrittura efficace non ama i fronzoli e la confusione, ma richiede semplicità e immediatezza.

Vediamo in cosa consistono i punti che ho indicato, uno per uno, in dettaglio. 😉

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#1 Target e scopo del messaggio

Nella sezione Target e scopo del messaggio dovrai inserire le risposte a queste domande:

  • A chi si rivolge il mio testo?
  • In cosa consiste e qual è lo scopo del mio testo?
  • Che tipo di problemi vuole risolvere il mio testo?
  • Che beneficio potrà trarre chi legge dalle informazioni che gli sto fornendo?

In apparenza sembrano domande semplicissime. Eppure potresti avere qualche difficoltà a rispondere.

La funzione di queste domande è importantissima: se destinatario, oggetto e scopo della comunicazione sono chiari, la testa elabora il messaggio in maniera più comprensibile e fluida.

La pianificazione delle cose agevola sempre il lavoro.

Se il tuo obiettivo è arrivare per cena a casa di un amico facendo una deviazione per comprare un regalo che gli piaccia, probabilmente valuterai quale regalo comprare, quali negozi sono vicini o di strada, quale può essere il tragitto più breve, quanto tempo ti occorre per arrivare in orario nonostante la deviazione, ecc.

Per la scrittura efficace è lo stesso. Pianifica e prepara il lavoro, poi parti.

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#2 Contenuto

Di solito in questa sezione inserisco temi, punti essenziali e argomentazioni a sostegno del tema principale da trattare. Cerco sempre di essere il più precisa possibile seguendo un criterio logico-consequenziale.

Questa sezione, a differenza delle altre, è l’unica in cui spesso mi capita di apportare modifiche. Può capitare infatti, durante la scrittura, di venire a conoscenza di informazioni aggiuntive o altri elementi che non avevo considerato e fanno proprio al caso mio. Ovviamente andranno inseriti e di conseguenza anche altri dettagli della scaletta verranno probabilmente modificati. Non è sempre necessario elaborare tutti i punti segnati in questa sezione. A meno che non si tratti di un testo argomentativo vero e proprio, come un saggio scientifico, non ha senso dilungarsi in mille spiegazioni 😀 Il detto “pochi ma buoni” in questo caso funziona!

In questa fase organizzo meglio le idee e le fonti, cerco informazioni, a volte addirittura creo mappe mentali da cui ricavo materiali per scrivere due o tre articoli!

Dopo aver fatto ricerca e brainstorming, cerca di dare una struttura logica alle informazioni. Ad esempio, una struttura da seguire potrebbe essere:

a) descrizione (delle caratteristiche e della tipologia di servizi di un’azienda, un hotel o un’altra tipologia di business o, nel caso di un articolo su un tema specifico, un’introduzione chiara all’argomento che metta subito il lettore in condizione di capire ciò di cui si parla e di entrare nel vivo della questione);

b) approfondimento (analisi, punti di vista o eventuali evoluzioni future. Riprendendo l’esempio di sopra, ovvero la presentazione di un’azienda, l’approfondimento potrebbe essere rappresentato dalla descrizione di un progetto di punta e dall’utilità di investire tempo e risorse in quel settore specifico in questo momento);

c) concept (inserisci sensazioni, associazioni, metafore o altri collegamenti astratti che ti vengono in mente di natura “evocativa” o “emozionale”. E’ la parte più difficile ma è importante individuare elementi, contesti e scenari in grado di coinvolgere emotivamente nella lettura);

d) paragoni (non è obbligatorio, ma se ti vengono in mente realtà analoghe che possono mettere in evidenza i punti di forza della tua argomentazione, prodotto o servizio ben vengano!);

e) opinioni personali (anche questa parte non è obbligatoria, ma nel caso di un blog post credo sia un elemento che avvicina molto autore e lettore);

f) applicazioni pratiche (metti in evidenza gli aspetti pratici dell’oggetto, prodotto, servizio o argomento descritti).

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#3 Presentazione

Prima regola di questa sezione: tieni sempre a mente che non scrivi per te stesso, ma per farti leggere!

Cosa significa? In altre parole, vuol dire che dovrai cercare di metterti sempre nei panni del tuo lettore, anche in fase di stesura del testo. Rileggi bene ciò che scrivi, evita i tecnicismi (a meno che non siano strettamente necessari), prediligi chiarezza, sintesi, frasi affermative, limita l’uso di aggettivi, avverbi e frasi impersonali e vedrai che te la caverai! 😉

Le domande-guida che ti aiuteranno nella scrittura efficace della presentazione dei tuoi contenuti sono:

  • Qual è il mio punto di partenza?
  • Dove voglio arrivare o far arrivare il mio lettore?
  • Quali resistenze potrei incontrare?
  • Quali sono i punti di forza che posso usare per vincere queste resistenze?

Se credi di aver individuato una resistenza (ossia un aspetto specifico/ragione per cui il lettore non dovrebbe fidarsi di ciò che scrivi) una tecnica per permettergli di seguire meglio il tuo pensiero e le tue argomentazioni può essere quella di anticipare la sua domanda. Questo crea un contatto emotivo tra te e lui e lo predispone all’ascolto e alla lettura delle tue risposte.

Ricorda che ognuno ha il suo stile, e in effetti per me questa è la parte più difficile su cui consigliarti, ma concordo con il giornalista e copywriter Alessandro Dattilo (da cui ho tratto l’ispirazione per questo post) quando dice che gli elementi di stile essenziali per una scrittura efficace sono:

Creatività, Energia, Sintesi, Persuasività, Umorismo, Senso narrativo

Ci sarebbero molte altre cose da dire sull’argomento, ma questo post contiene già tutto ciò che ti serve per iniziare a provare e testare per conto tuo i consigli appena letti. Se hai voglia di approfondire o vuoi farmi qualche domanda, scrivimi pure a helptraduzioni@ymail.com (è gratis!) 😀

Se queste tematiche ti interessano, ti consiglio di leggere Scrittura vincente di Alessandro Dattilo (Mondadori, 2014); Scrittura professionale: dopo l’università, prima del lavoro di Luisa Carrada (www.mestierediscrivere.com, 2007); Eugenio Caruso Farsi conoscere (Tecniche Nuove, 2001).

Non dimenticare di usare la “scaletta” e fammi sapere come va con la tua scrittura efficace!

Autore: Daniela Corrado

2 Comments

    • Grazie Silvia! Sono proprio contenta che ti sia piaciuto. Daniela

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